KEONYS et les équipes de DELMIA Ortems accompagnent l’entreprise LAVIGNE dans sa stratégie de planification et d’ordonnancement

L’implémentation de l’outil, l’alignement des processus de l’entreprise et la stratégie de conduite du changement : trois axes qui positionnent désormais LAVIGNE comme un acteur leader sur le marché des calendriers muraux.

Créée en 1958 par Jean LAVIGNE, la société LAVIGNE a conservé sa vocation de spécialiste du calendrier illustré haut de gamme destiné aux entreprises.

L’activité s’est diversifiée et LAVIGNE se positionne aujourd’hui plus largement comme distributeur de cadeaux d’affaires. L’entreprise propose aux entreprises une gamme étendue d’agendas, de sous-main, de cartes de vœux, de produits cartographiques et de cadeaux d’entreprises. A l’écoute des nouvelles tendances, LAVIGNE a considérablement augmenté sa gamme de produits personnalisés.

L’activité des almanachs du facteur est un des piliers de LAVIGNE. Créée en 1965, cette division spécialisée devient un des premiers éditeurs nationaux.

Depuis 1997, LAVIGNE est filiale du groupe EXACOMPTA-CLAIREFONTAINE, leader dans les secteurs des articles de papeterie et des agendas.

La photogravure et l’impression sont confiées aux spécialistes (dans le groupe entre autres) les mieux équipés pour respecter les critères de qualité de très haut niveau que LAVIGNE exige, les travaux de façonnage et de personnalisation sont réalisés dans l’unité de Mayet (Sarthe). Fondée en 1985, elle s’est développée au fil du temps pour atteindre aujourd’hui 6.000 m².

Un façonnier qui mise sur la diversification

Le site de production regroupe un parc de machines en perpétuelle évolution et peut ainsi traiter plusieurs millions d’articles chaque année. Près de 100 personnes y travaillent pendant la période d’activité la plus forte, de mi-juin à mi-décembre. 85% du chiffre d’affaires de l’année sont  produits entre septembre et mi-novembre, l’usine tourne alors en 6-7 jours au rythme de 3*8h pour satisfaire entre  7000 et 8000 clients tels que artisans, entreprises locales, grands groupes et les facteurs bien entendu…

LAVIGNE n’est pas uniquement un imprimeur, c’est avant tout un façonnier. La société conçoit, fabrique et assemble des calendriers muraux, des almanachs standard ou personnalisés ; son positionnement repose sur des produits de haute qualité, avec une capacité de personnalisation illimitée, notamment grâce à leur bureau de design et aux investissements conséquents effectués sur le parc machine désormais doté d’une machine de repiquage unique en France.

A l’écoute de son marché, LAVIGNE se diversifie en offrant une collection de planches bancaires, d’agendas, de sous-mains, blocs papier, cartes de vœux (et goodies) en capitalisant et adaptant les chaines de production existantes.

De nouveaux challenges pour rester leader

L’entreprise devait faire face à des pics de charge en termes de production durant la haute saison et à des commandes de dernière minute émanant de clients voulant absolument des livraisons en semaine 40. « Honorer les délais et accroitre la satisfaction de nos clients sont au cœur de nos priorités », explique Christophe Trouille, directeur du site. « Le besoin d’acquérir une solution logicielle permettant d’avoir une meilleure visibilité sur les plannings de production devenait incontournable ». La mise en place d’une solution d’ordonnancement et de planification se traduit par l’acquisition de DELMIA Ortems.

« Avant DELMIA Ortems, il n’y avait pas vraiment de planification » précise Sylvie Bérat, Responsable de production. « Nous agissions à l’instinct et à l’habitude, les cartes de travail étaient placées chaque semaine manuellement par typologie de tâche et avec l’intervention des chefs d’équipe, c’était plus une question de feeling que de la planification structurée.»

DELMIA Ortems, une petite révolution

DELMIA Ortems a été en premier lieu déployée sur la ligne des calendriers muraux en 2016 après la migration vers l’ERP SAP. Le déploiement s’est effectué en 39 jours : « une gestion de projet exemplaire ! » selon Christophe Trouille. « Nous avons désormais un planning de charges que nous maîtrisons », s’enthousiasme Sylvie Bérat. « nous partageons tous les mêmes sources de données et la même qualité d’informations au même moment ».

L’équipe des 25 commerciaux qui couvre le territoire français a désormais une information fiable quant à la visibilité de l’avancement de la production ; elle est informée immédiatement s’il existe un décalage ou retard. DELMIA Ortems permet de communiquer de façon fiable sur la situation exacte de la planification avec la gestion des affaires spéciales qui est administrée au siège à Issy Les Moulineaux.

Une hausse de 30% des opérations en 2018

DELMIA Ortems procure une meilleure fluidité des flux au niveau de l’atelier de production, ce qui génère des gains de temps et aussi de la sérénité en termes de gestion. En 2017, le taux de service était désormais de 88% en moyenne sur la période haute, tout en étant au-delà des 95% sur certaines semaines

Les ordres de travail s’intègrent les uns avec les autres pour de meilleurs résultats dans le service aux clients. « c’est un souffle nouveau. Tout est ordonnancé mais nous bénéficions quand même d’une flexibilité pour prioriser la planification », remarque Sylvie Bérat. DELMIA Ortems permet de travailler par format (du plus grand au plus petit) sur chaque ligne de production (1h de calibrage nécessaire entre le plus petit format et le plus grand) avec un regroupement dégressif de taille.

LAVIGNE peut même désormais anticiper la livraison si le produit est d’ores et déjà prêt à être livré. « Le planning est bloqué à 15 jours et nous adaptons les capacités toutes les semaines en fonction de l’atelier, nous pouvons même réaliser des simulations de prévisions », souligne Hervé Pyckaert, Responsable des méthodes.

L’entreprise est fière d’annoncer qu’elle a enregistré 18.000 opérations concernant les calendriers muraux en 2018, un chiffre qui a crû de 30% par rapport à l’année précédente. Grâce à la solution d’ordonnancement et de planification, LAVIGNE peut désormais livrer au moins un tiers de ses commandes en avance, valeur non négligeable dans une activité à forte saisonnalité face à un flux de commandes arrivant par vagues.

Une équipe hors pair

La conduite du changement s’est naturellement opérée par un accompagnement spécifique des équipes DELMIA ORTEMS adapté à l’expression des besoins de LAVIGNE

« Le déploiement s’est formidablement déroulé, c’est une véritable réussite en termes de gestion de projet qui s’est articulée autour d’une méthodologie très structurée sur 39 jours, soit en visio conférence ou sur le terrain ; l’équipe TMA se montre d’un rare professionnalisme, réactive et maîtrisant parfaitement son domaine d’expertise pour répondre à nos nouveaux besoins », déclare Christophe Trouille.

LAVIGNE envisage déjà l’évolution de la solution DELMIA ORTEMS.

Le tableau des approvisionnements est fourni tous les matins pour une efficacité accrue. En revanche pour le moment, il est compliqué pour gérer les stocks d’utiliser pleinement la solution ; en effet, si l’on tient compte des demandes de dernières minutes sans pour autant négliger une commande, la matière doit être présente en permanence en stock. Cet axe d’amélioration est à l’étude.

L’intégration des almanachs dans DELMIA ORTEMS avec prise en compte des contraintes volumétriques s’inscrit dans une prochaine étape. Il s’agit d’un projet plus complexe du fait des 21000 références à gérer, des 120 variétés de décors et du nombre de départements en France.
Une nouvelle étape, un nouveau challenge, que les équipes LAVIGNE et KEONYS sont prêtes à relever !

Retrouvez le témoignage client complet.